Pembentukan Dana Kas Kecil (Petty Cash)

Untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan

Adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil.
Metode pencatatan Kas Kecil dibagi menjadi:

• Sistem dana tetap (imprest fund system)
• Sistem dana berfluktuasi (fluctuating fund system)

Sistem dana tetap

Pembentukan dana kas kecil: Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama/tetap.
Contoh Kasus:
Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:

Jurnal yang dibuat

Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka:

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Sistem dana berfluktuasi

Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:

1. Pembentukan dana kas kecil
2. Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil
3. Pengisian dana kas kecil
4. Penambahan dana kas kecil, maupun
5. Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.
Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri).
Contoh kasus:
Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2005:

• 5 Desember Membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
• 7 Desember Membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
• 9 Desember Dibeli supplies kantor Rp. 17.500
• 12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
• 19 Desember Dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
• 20 Desember Pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil
• 23 Desember Dibayar biaya langganan Koran Rp. 12.500
• 27 Desember Dibeli perangko sebesar Rp. 5.000

Jurnal yang dibuat:

Kas Kecil

Saldo Kas Kecil Rp. 182.500
Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname.
Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).
Contoh:
Pada tanggal 31 Desember dilakukan kas opname dan ditemukan:

1. Kas bon perjalanan dinas Direktur Utama Rp. 150.000 tertanggal 29 Desember
2. Uang kertas Rp. 24.750
3. Uang logam Rp. 6.250
4. Perangko yang belum terpakai Rp. 3.750

Total Rp. 184.750.
Karena dalam neraca, kas (termasuk kas kecil) harus disajikan sebesar jumlah uang yang benar-benar ada, maka berdasar kas opname tadi perlu dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:
Jurnal Penyesuaian:
*) Selisih Kas: 182.500 – (150.000 + 31.000)
Dengan adanya jurnal ini, maka saldo akun kas kecil yang harus disajikan di neraca per 31 Desember 2005 adalah sebesar Rp. 31.000, sesuai dengan dana kas kecil yang ada (uang logam + uang kertas).
sumber 

Posted in: catatan kuliah